El Flujo de Trabajo -> RECOPILAR

Vamos a entrar mas a fondo en la etapa de recopilar las cosas. Las cosas son todo tipo de entes que pensemos merezcan ser almacenadas por que las vamos a necesitar en algún momento de nuestros proyectos: fotos, grabaciones, pensamientos, reuniones, cosas a hacer, URLs, correos, etc.  El objetivo de recopilar todas estas cosas es hacer que la mente quede libre para poder pensar con ella.

Gmail.

Soy fanático de Gmail y su flexibilidad. Su continuo mejoramiento me facilita mucho las cosas.

Utilizo básicamente  los nested labels (Se pueden habilitar a través de LABS) y la configuración de Accounts and Imports para centralizar todas mis cuentas de correo.

Tengo unos labels madres los cuales son los contextos: @Hogar @Oficina @Futuro y adentro de cada contexto tengo label por cada proyecto @Hogar/Proyecto 1 @Hogar/Proyecto 2 de esta manera mantengo organizado mi correo de una manera simple.

Moleskine.

Utilizo un sistema parecido al que tengo en el correo coloco los contextos en secciones del moleskine asi como en este articulo y organizo la información en el contexto que corresponda con alguna etiqueta que me indique el proyecto al cual pertenece. Es muy sencillo una vez lo empiezas a usar.

Blackberry.

Con el móvil capturo diferentes tipos de información: Fotos, Grabaciones, URLs, Notas, y tareas. Utilizo el software que trae el móvil por defecto para hacer la mayoría de cosas. pero utilizando un sistema de división por carpetas que en el momento de descargar a mi PC o de sincronizar mantengan el mismo esquema de Contextos > Proyectos.

Para las tareas no uso el propio de la blackberry sino que accedo directamente a google.com/tasks y actualizo.

En los últimos días dropbox saco su aplicacion para blackberry (http://www.dropbox.com/blackberry) la cual me ha facilitado mucho las cosas por que puedo visualizar mis archivos fácilmente a través del móvil.

Computador.

Aquí es donde se realiza la magia. Todo lo proceso en mis carpetas de dropbox y sincronizo con las aplicaciones de google y la blackberry. Las carpetas llevan el mismo esquema que manejo para todo.

Agradezco la atención y hasta una próxima entrega. Namaste =)

Ver los articulos de la serie:

• El flujo de trabajo
• El flujo de trabajo -> Recopilar
• El flujo de trabajo -> PROCESAR

Mantra #10

Abro mis ojos al momento por que soy afortunado de tener un nuevo día.

El Flujo de Trabajo

El Workflow o flujo de trabajo siempre me ha parecido una de las cosas mas importantes cuando uno trabaja en entornos sinergicos. Si el flujo esta bien definido puede otorgar una  ventaja increible al trabajar en diferentes culturas laborales y con distintos tipos de personas.  Tres aspectos que me parecen claves para el exito de un buen flujo son las siguientes:

1.Adaptación.

2.Flexibilidad.

3.Mejoramiento.

A continuación presento a ustedes mi flujo de trabajo personal el cual ha venido siendo reafinado cada vez que he probado una herramienta o se ha visto que en una situación no funciona adecuadamente.

Workflow 2010

Antes de entrar a explicar el diagrama quiero decir que el fin de mi Workflow no es mas que otorgarme tiempo libre y paz mental. Al igual que encontraran aspectos familiares, debido a que he tomado ideas claves de Stephen Covey y de David Allen.

Primero, Mis herramientas de Trabajo han sido elegidas buscando principalmente las siguientes caracteristicas:

1. Interoperabilidad.

2. Movilidad.

3. Elegancia.

Con esto en mente he reducido mi oficina a:

1. Computador Dell® D630 (Win XP). Lo tengo desde hace 3 años y su rendimiento es perfecto para las herramientas que uso, además que cuando ha fallado el soporte de Dell no me ha dejado mas de 24 horas sin maquina.

2. BlackBerry®. He probado varias marcas de móviles pero el teclado qwerty y su interoperabilidad con las opciones de google se han ganado mi preferencia.

3. Moleskine®. Simplemente me encanta su elegancia además de que al ser todas las libretas del mismo tamaño son fáciles de archivar.

Esto es todo lo que uso en mi día a día me encanta cambiar de lugar de trabajo (cafeterías, parques, centros comerciales,etc) y con estas herramientas capturo y proceso todo lo que necesito.

Los 5 pasos generales:

1. Recopilar. En este paso únicamente recopilo todo. Pensamientos, Soluciones, Correos, Anotaciones, Fotos, etc.

2. Procesar. Me hago la pregunta esto lo puedo volver acción en este momento? Si la respuesta es Si, lo coloco en Google Task, o Lo vuelvo una fecha en Google Calendar y/o guardo la información de los contactos en Google Contacts.  

Si la respuesta es No,  Me voy para el paso de Organizar ya sea si debo archivar para después o meterlo en proyectos.  

 

3. Organizar. En esta parte me ayudo de Google Docs, Google Notebook y BasecampHQ. Trato de Manejar Etiquetas que hagan relación a  el nombre de los proyectos para que luego sepa donde va cada cosa.

4. Revisar.  A cada cosa le doy una frecuencia para ser revisado. Algo que me encanta de las herramientas que uso es que me permite colocar recordatorios esto me permite olvidarme de algunas cosas hasta que llega el momento.

5. Hacer. En este paso me ayudo de un concepto muy interesante del libro de Covey "primero lo primero"  y es acerca de los cuatro cuadrantes para administrar el tiempo. Con estos criterios logro organizar que cosas van primero.

Otros criterios importantes.

Uso de Aplicaciones Google: Como pueden ver casi todo el Flujo de trabajo se apoya en las utilidades de Google. Esto es debido a que han sido en mi criterio las mas fácilmente adaptables a cualquier entorno de trabajo; No necesito instalar nada en los equipos entonces cumple el criterio de movilidad; y por ultimo la simpleza con la que funcionan las vuelve elegantes.

Sincronización: Adoro la sincronización tener todo en mis dispositivos y aplicaciones en el mismo momento en que los agrego y/o modifico.  Google me permite hacer esto muy fácilmente con mi Blackberry.  Además una joyita que he encontrado es Dropbox este aplicativo de sincronización me evita tener que usar una USB y lo mejor funciona en Linux, Mac y Windows.

Bueno espero les sea de ayuda y Hasta una próxima entrega. Namaste =)

Intelectual no es igual a Inteligencia.

Actualmente leyendo el libro Intuición de Osho vi una historia interesante que explica un punto muy importante que veo seguido y es como la gente menosprecia muchas buenas ideas por el simple hecho que piensan que una persona del común no puede dar una idea tan buena o mejor que la que concluye una persona con algunos títulos encima.  La historia es:

Dice la leyenda que en la Union Soviética en la ciudad que se convertiría en Leningrado había una roca la cual era maravillosa y se quería conservar tal como era. pero debido a que se estaba entrando a la era de los automóviles; esta roca interfería en el camino de una vía importante.

Los  ingenieros y arquitectos contratados en ese tiempo dieron varias soluciones pero todas apuntaban hacia la destrucción de la roca.

Entonces un señor en un burro paso y mirando a los ingenieros y a los arquitectos con su problema y sus soluciones hizo un gesto de desaprobacion y una risa burlona en su rostro y se fue retirando, entonces, el encargado vio a esta persona y le pregunto por que de su risa burlona. El señor respondio:

-- Lo que pasa es que la solucion a su problema es muy simple; Lo unico que deben hacer es cavar alrededor de la roca y esta se asentara; esto solucionara el problema.

Es por esto que debemos permanecer con los oídos bien atentos a cualquier buena idea. algunas veces las ideas inteligentes provienen de los menos intelectuales. Namaste =)